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　　高校印章档案管理【1】

　　【摘要】印章，作为维护和体现社会诚信制度的一种手段和凭证，在我们国家的政治、经济、文化和社会生活中发挥着及其重要的作用。

　　印章一旦被停止使用，其法律效力随之消失，继而转化成一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的印章档案。

　　高校合并产生了大量废止印章，做好高校印章档案管理工作，具有普遍的现实意义。

　　【关键词】高校;印章档案;管理

　　一、印章档案的收集

　　1.收集印章档案应及时。

　　印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。

　　有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。

　　因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

　　2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。

　　印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。

　　对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。

　　每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。

　　另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。

　　所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

　　3.收集印章档案应履行严格的交接手续。

　　档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。

　　印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。

　　由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

　　二、印章档案的整理

　　总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。

　　需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。

　　印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。

　　其整理步骤如下：

　　1.清洗、临时编号。

　　将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。

　　刷洗干净的印章放在通风处晾干。

　　清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。

　　将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

　　2.制作卡片。

　　按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

　　3.鉴定考证、划分保管期限。

　　通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

　　4.分类排序。

　　一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。

　　高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2;二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2;三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。

　　分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。

　　如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。

　　印章档案按保管期限――分类号――枚号顺序逐盒组织排列。

　　5.分拣装盒。

　　按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。

　　盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。

　　装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。

　　备考表平放在盒内印章上面。

　　6.制作印模。

　　盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。

　　盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。

　　盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。

　　对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。

　　按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。

　　放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

　　7.编制档号。

　　印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。

　　档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。

　　印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号;字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期;分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。

　　如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

　　8.编制检索工具。

　　印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。

　　依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文(边款)、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。

　　机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

　　9.编制整理说明。

　　每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。

　　记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。

　　整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具装订在一起。

　　三、印章档案的利用

　　印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。

　　在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。

　　但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

　　1.制定严格的印章档案利用审批制度。

　　提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。

　　档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

　　2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

　　总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。

　　高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

　　参考文献：

本文来源：https://www.ahwmw.com/jiguandanwei/80307/